Zasada Pareto – wybieraj priorytety!

ikona-pareto

Zasada Pareto, zwana także „zasadą 20/80” lub „zasadą 20 na 80”, ułatwia wybór priorytetów. Jeżeli tematów jest tak wiele, że nie wiesz od czego zacząć, warto uporządkować je według przyczyn i efektów. Dostrzeżesz wtedy co ma największy wpływ na Twój wynik i czym warto zająć się w pierwszej kolejności…

Najkrótsza definicja zasady Pareto mówi, że 20% przyczyn powoduje 80% skutków. Oznacza to, że zajmując się tylko jedną piątą przyczyn problemów możesz usunąć 80% ich efektów. Prześledźmy to najpierw na przykładzie z życia wziętym:

Mamy produkcję, której codzienna brakowość waha się na poziomie 100 złych sztuk. W tym przykładzie pominiemy wielkość produkcji i procentowy udział braków w całkowitej produkcji, ale zechcemy zmniejszyć te 100 szt. jak najmniejszym nakładem pracy (poświęconej na rozwiązanie problemu).

Załóżmy, że mamy 5 przyczyn brakowości i odrzucamy z produkcji 100 sztuk:

7 szt. jakościowych (sztuki użyte do pomiarów niszczących w laboratorium)
18 szt. technologicznych (czyli pochodzące z uruchomienia produkcji)
34 szt. wymiarowych (mamy sprawdzian i kontrolujemy każdą sztukę)
27 szt. estetycznych (kontrolujemy wizualnie każdą sztukę)
14 szt. inne (odrzucone, ale nie przypisane do powyższych)

Przedstawmy to na prostym wykresie:

pareto1

Gdybyśmy zajęli się naszymi brakami w kolejności jak na wykresie to pierwszym tematem byłaby jakość: jak zmniejszyć ilości zużywane do codziennych pomiarów (niszczących, więc te sztuki nie wracają już do produkcji) w laboratorium. Pięknie! Quality firstpo pierwsze jakość, szef na pewno będzie zadowolony, że…

Zajmujemy się najpierw najważniejszym tematem.

Z doświadczenia mogę od razu stwierdzić, że będzie to niezmiernie trudne. Wymagania jakościowe pochodzą od klientów lub norm. Kto próbował skłonić klienta do zmiany wymagań ten wie, jak skomplikowany i czasochłonny jest to temat. Próby wpłynięcia na powszechnie obowiązujące normy nie warto nawet rozpatrywać.

A czas płynie, codziennie na naszej produkcji odrzucamy 100 sztuk, a przełożeni naciskają, aby zająć się w końcu tą brakowością! A czy ma dla nich znaczenie, którą przyczyną problemu się zajmiemy? Czy docenią nasze starania jakościowe i wielki wysiłek na zmniejszenie 7 sztuk pobieranych codziennie do laboratorium na 4 sztuki? Redukcja o 43%!

Czyżby? Faktycznie, to obniżylibyśmy naszą brakowość tylko o 3% (marne 3 sztuki z odrzucanych codziennie 100). Hmmm… niewiele, jak na włożony wysiłek. A nasz przełożony w międzyczasie zaczął przeliczać każdą sztukę na PLN lub, co gorsza, na  albo $ i wyświetla nam co ranek tabelkę ze stratą, jaką firma ponosi z powodu wysokiej brakowości. Co robić?

Posortuj dane od największej do najmniejszej wartości.

pareto2

Dostrzegasz coś ciekawego? Tak! Najwięcej braków powodują dwa tematy: wymiary i estetyka. Gdyby w nich obniżyć brakowość o 40% w każdym (jak wyżej teoretycznie wywalczyliśmy w jakości), to osiągnęlibyśmy odpowiednio: 17 i 11 sztuk, razem 28 sztuk ze 100, a więc 28%. Wygląda o niebo lepiej, niż wcześniejsze 3%, czyż nie?

Vilfredo Pareto – przybywaj!

Jak to się stało, że tak mądrze wybraliśmy priorytety dla naszej pracy? Otóż zastosowaliśmy zasadę Pareto! Wybraliśmy 20% przyczyn (czyli 2 tematy z 5), które powodowały w naszym przypadku 61% problemów (61 sztuk ze 100 odrzuconych).

pareto3

Nie jest to oczywiście dokładne 20% i 80% jak mówi przytoczona na samym początku definicja. Należy jednak pamiętać, że sama zasada pochodzi ze statystyki i nie musi dokładnie odzwierciedlać pojedynczych jej zastosowań. Najważniejsze jest, że to działa!

A skoro zadziałało raz, to zadziała jeszcze raz – zrób pareto z tego, co zostało i wyznacz kolejne cele. Przy okazji zastosujesz koło PDCA, które ułatwi Ci systematyczne ulepszanie Twoich procesów.

I przy okazji – kim był Vilfredo Pareto? To włoski ekonomista i socjolog, żył na przełomie XIX i XX w. a zajmował się tematyką nierównej dystrybucji bogactwa. To od jego nazwiska (choć błędnie, bo sformułował ją Joseph Juran) przyjęto zwyczajową nazwę dla „zasady 20/80”.

Zidentyfikuj tematy, które najbardziej wpływają na Twój wynik i nimi się zajmij.

Podsumowując, jeśli na Twoim biurku piętrzy się stos tematów, zegar tyka a ciśnienie ze strony przełożonego rośnie z każdym dniem… usiądź na chwilę i poukładaj sobie to wszystko na liczbach. Nie zawsze będą 2 z 5. Mogą być 3 z 10 albo 12, albo nawet 1 z 3. Zasady Pareto nie należy stosować dosłownie – trzeba znać jej siłę i przełożenie na efekt i umiejętnie to wykorzystać – nie tylko w jakości, ale niemal w każdym aspekcie codziennej pracy – powodzenia!

Pierwszy raz tutaj?

Lean, ze wszystkimi swoimi narzędziami i pojęciami, staje się coraz bardziej powszechny. A co za tym idzie, dociera do coraz szerszego grona pracowników w firmach. Jednak nie zawsze łatwo jest im wszystkim wytłumaczyć, o co w tym wszystkim tak naprawdę chodzi. A przecież zrozumienie jest podstawą sukcesu... czytaj dalej

O mnie

Od piętnastu lat pracuję w przemyśle, głównie motoryzacyjnym. Jestem praktykiem oraz propagatorem zrównoważonego rozwoju organizacji, opartego na zasadach, systemach i narzędziach... czytaj dalej