Stawiaj sobie MĄDRE cele!

„Nie obchodzi mnie, jak to zrobisz! Ma być na jutro gotowe!” – jak często coś takiego słyszysz? Czy Twój szef zastanawia się czasem czy to jest wykonalne? Czy on w ogóle ma pojęcie na jakim świecie żyje? Chyba już czas coś mu uświadomić…

Pamiętam jak dziś to jedno, najważniejsze zdanie: „we need to be profitable as soon as possible” czyli z ang. „musimy zacząć przynosić dochody najszybciej, jak to możliwe”. Padło ono na zakończenie Bardzo Ważnej Narady, a wypowiedział je Najwyższy Z Najwyższych. W sali konferencyjnej zapadła cisza. No, bo cóż to znaczy? Co konkretnie mamy zrobić? Na kiedy? I kto w ogóle miałby się tym zająć? Tak to może wyglądać na poziomie zarządu…

Co ja w ogóle mam zrobić?

Na co dzień każdy z nas może spotkać się z podobnym postawieniem sprawy:

  • To ma być zrobione na wczoraj!
  • Potrzebujemy produkować jak najwięcej!
  • Musisz to poprawić jak najszybciej!
  • Weź się w końcu do roboty!
  • Złom ma być obniżony do minimum!
  • Trzeba z tym coś w końcu zrobić!

A można nieco jaśniej?

Oczywiście! Trzeba tylko chwile się zastanowić i mądrze sprecyzować własne oczekiwania. Takie MĄDRE cele nazywamy SMART (ang. mądry), a właściwie S.M.A.R.T., bo to skrót od większej liczby angielskich słów.

Zadanie musi być konkretne…

S.M.A.R.T. = ang. specific, pol. konkretny czyli sprecyzowany, dotyczący czegoś konkretnego. W definicji celu powinno znaleźć się określenie:

co jest do zrobienia?
dlaczego mamy się tym zająć?
kto ma to zrealizować?
gdzie ma to mieć miejsce?
kiedy cel ma zostać osiągnięty?

Tutaj nic nie trzeba wyjaśniać: te pięć punktów musi być jasno określonych.

…i mierzalnie!

S.M.A.R.T = ang. measurable, pol. mierzalny czyli taki, który można zmierzyć. W szczególności należy móc zmierzyć stan aktualny, a potem ten, jaki osiągniemy po wykonaniu powierzonego zadania. Wtedy możliwym będzie jednoznaczne ocenienie czy cel został osiągnięty.

Dla działu jakości może to być redukcja PPM’ów klienta z obecnych 200 do docelowych 100. Dla wydziału produkcyjnego mierzalnym celem może być zwiększenie mocy produkcyjnych z obecnych 50 tys./tydz. do 65 tys./tydz. A dla działu personalnego skrócenie czasu naliczenia pensji z obecnych 10 do docelowych 5 dni roboczych. Każdy z takich celów ma wartość mierzalną oraz punkt odniesienia, które nie zależą od czyjejś opinii czy oceny. Stopień jego realizacji można jednoznacznie zmierzyć.

Cel możliwy do osiągnięcia…

S.M.A.R.T. = ang. achievable, pol. osiągalny czyli po prostu możliwy do zrealizowania.

To jeden z najważniejszych punktów. No bo cóż nam z celów, o których już od początku wiem, że się do nich nawet nie zbliżymy? Co ma zrobić inżynier jakości z tymi nieszczęsnymi PPM’ami, które od początku jego kariery oscylują wokół 200, a dziś dowiedział się, że nowy cel to 50? Wie, że to nierealne (w dodatku z tym nieszczęsnym „ASAP”*, która ma go niby zmobilizować). Stawianie celów niemożliwych do zrealizowania to najprostsza droga do kompletnej demotywacji podwładnych.

Osiągalność celu powinna dotyczyć zarówno terminu realizacji, jak i osiągnięcia konkretnych wartości wskaźnika, jakim ten cel mierzymy. Może się okazać, że jesteśmy w stanie np. obniżyć brakowość z 1,9% do 1,2%, ale nie w ciągu 4 tygodni. A w innym przykładzie: względy technologiczne nie pozwolą na zwiększenie zdolności produkcyjnych z 10 tys./zmianę na 12 tys./zmianę nawet wtedy, kiedy czas na realizację tego celu będzie dwa razy dłuższy.

…istotny dla nas wszystkich

S.M.A.R.T. = ang. relevant, pol. istotny czyli ważny dla danego zespołu, obszaru, firmy.

No właśnie – każdy chciałby uczestniczyć w czymś ważnym. Jeżeli dostajemy cel do zrealizowania, chcemy, aby to było coś istotnego. Czujemy się wtedy zmotywowani do działania, a satysfakcja z osiągniętego rezultatu jest tym większa, im ważniejsza rzeczą się zajmiemy. Jeżeli coś nie ma istotnego znaczenia, to dlaczego w ogóle miałoby być dla kogokolwiek celem do realizacji? Zresztą, przydzielanie bezsensownych działań może (przy spełnieniu jeszcze kilku warunków) być uznane za mobbing. Jeżeli jesteś szefem – miej to na uwadze!

…oraz określony w czasie

S.M.A.R.T. = ang. time-bound, pol. określony w czasie czyli taki, który ma swoje granice w czasie.

Oczywiście! Nie ma takich terminów jak „na wczoraj” czy „ASAP”. Każde zadanie powinno mieć określony termin wykonania. Może to być „za godzinę”, „do końca miesiąca” a jeszcze lepiej „na wtorek, 19 lipca, na 9:00 rano”.

W tym punkcie przypominam sobie ustalanie rozkładu jazdy dla pociągów rozwożących komponenty po jednej z firm (Autoliv, rok 2008). Z analizy wynikało, że powinny one jeździć co „około pół godziny” (obsługiwały różne gniazda, stąd to „około”, które było wypadkową różnych zapotrzebowań tych gniazd). Nasz szef zdecydował wtedy: „pociągi będą jeździły co 29 minut”. Oznaczało to następujący rozkład jazdy: 6:00, 6:29, 6:58, 7:27, 7:56… itd. Trochę się zdziwiliśmy, bo wyglądało to dosyć nienaturalnie. Uzasadnienie jednak wszystko wyjaśniło: pociągi mają jeździć punktualnie, nie ma mowy o pełnych „półgodzinach” – rozkład jest ważny co do minuty i wszyscy muszą mieć świadomość, że są, albo na czas, albo za późno, albo za wcześnie. To było bardzo precyzyjne określenie zadania.

Naucz szefa być M.Ą.D.R.Y.M.

A co, jeśli Twój szef nigdy nie słyszał o tym wszystkim? Jeśli nie ma pojęcia, ani o celach SMART, ani o celach MĄDRYCH? Trzeba mu pomóc i zadać dodatkowe pytania, poprosić o sprecyzowanie jego oczekiwań. Tak, aby uzyskać informację dla każdego punktu S.M.A.R.T.

Czy to może zostać źle odebrane? Nie powinno! Dopytanie o szczegóły i precyzyjne ustalenie zakresu działań tylko nam pomoże w zrealizowaniu zleconego zadania – szef może być wtedy tylko jeszcze bardziej zadowolony!

Należy pamiętać, że cele są MĄDRE tylko wtedy, jeśli wszystkie punkty S.M.A.R.T. są zdefiniowane jednocześnie! Każdy z osobna i wszystkie razem.

Z kolei odpowiedzialność za realizację celów leży nie tylko po stronie podwładnego, ale w równym stopniu po stronie przełożonego, który je wyznacza. Jeśli źle wyznaczymy cele, wynik może być zupełnie inny, niż oczekujemy! Mimo, że wszyscy się przyłożą i napracują…

A własne cele?

Metoda S.M.A.R.T. oczywiście nie jest ograniczona do relacji przełożony – podwładny. Każdy z nas, przymierzając się do zrobienia czegokolwiek, powinien zastanowić się czy zadanie, jakiego się podejmuje, jest wystarczająco precyzyjnie zdefiniowane. Jeśli nie – polecam rozważyć każdy z objaśnionych powyżej punktów.

 

*) ASAP = ang. as soon as possible, pol. tak szybko, jak to możliwe – jedno z najczęściej nadużywanych sformułowań współczesnej nowomowy korporacyjnej

Pierwszy raz tutaj?

Lean, ze wszystkimi swoimi narzędziami i pojęciami, staje się coraz bardziej powszechny. A co za tym idzie, dociera do coraz szerszego grona pracowników w firmach. Jednak nie zawsze łatwo jest im wszystkim wytłumaczyć, o co w tym wszystkim tak naprawdę chodzi. A przecież zrozumienie jest podstawą sukcesu... czytaj dalej

O mnie

Od piętnastu lat pracuję w przemyśle, głównie motoryzacyjnym. Jestem praktykiem oraz propagatorem zrównoważonego rozwoju organizacji, opartego na zasadach, systemach i narzędziach... czytaj dalej