SCRUM na co dzień – to działa!

Co wspólnego ma Edward W. Deming z rozwojem oprogramowania komputerowego? Czy koła PDCA są w stanie mielić współczesne projekty? Nie musisz być informatykiem, aby stosować jedną z najnowocześniejszych metod zarządzania swoją pracą. Scrum jest prosty, dla każdego!

Metodyki zwinne zgodne z Manifestem Agile zrewolucjonizowały rozwój oprogramowania. Już w latach ’90 ubiegłego stulecia zauważono, że wymagania klienta zmieniają się w trakcie procesu projektowania oprogramowania. Dotychczasowa metoda kaskadowa (planowanie -> analiza -> projekt -> wdrożenie -> testowanie -> opieka) przestała nadążać za tymi zmianami. W roku 2001 ogłoszono przywołany manifest, którego główne założenia (odnośnie rozwoju oprogramowania) to:

  • Ludzie i interakcje są ważniejsze niż procesy i narzędzia
  • Działające oprogramowanie jest ważniejsze niż obszerna dokumentacja
  • Współpraca z klientem jest ważniejsza niż formalne ustalenia
  • Reagowanie na zmiany jest ważniejsze niż podążanie za planem

Jakież to leanowe, nieprawdaż? Te cztery zasady ubrano w rytm przeglądów, decyzji i wykonywania zadań, w których decyzje o zmianach podejmowane są na bieżąco i od razu wdrażane do życia. Na podstawie tej idei, poniżej przedstawiam uproszczoną metodę, którą można adoptować do dowolnych procesów.

Jak wygląda SCRUM w praktyce?

Wyobraź sobie, że pracujesz w określonych przedziałach czasowych, w których przeglądasz postępy prac i korygujesz je w zależności od zmieniających się okoliczności. W różnych procesach mogą to być różne okresy. Na produkcji – raz dziennie, w przypadku zadań tzw. biurowych – raz w tygodniu, a w większych projektach –  na przykład raz na miesiąc.

Przegląd postępów oraz podejmowanie decyzji odbywa się z udziałem całego zespołu i przy użyciu prostej tablicy. Może być ona rzeczywistą tablicą, na której używa się karteczek post-it lub też wirtualna, gdzie wszystko odbywa się w dedykowanej do tego aplikacji (polecam bezpłatne trello.com). Tablica może wyglądać tak:

Praca metodą scrum zaczyna się od umieszczenia w kolumnie NAJWAŻNIEJSZE wszystkich tematów, jakimi powinien zająć się zespół. Wypisujemy na karteczkach wszystko, co uważamy za najważniejsze w danym projekcie. Każdy członek zespołu wypisuje tematy samodzielnie, a następnie umieszcza je na tablicy.

Na tym etapie nie przypisujemy zadaniom osób odpowiedzialnych ani terminów. Dla lepszej wizualizacji można stosować kolory w celu wyróżnienia pewnych cech zadań, np. przypisanie do działów (jakość na czerwono, tematy personalne na zielono, logistyka na niebiesko a zagadnienia produkcyjne na żółto), trudności wykonania czy spodziewanych kosztów wdrożenia.

Ruszamy: pierwsza iteracja!

Podczas pierwszego przeglądu decydujemy, które zadania zostaną odłożone na później (do POCZEKALNI). Skoro wypisaliśmy wcześniej wszystkie, to na pewno część z nich ma mniejszy priorytet albo pilność. W tej sytuacji mogą spokojnie poczekać na odpowiedni moment, kiedy będziemy mogli (albo musieli!) się nimi zająć.

Przegląd najważniejszych zadań powinien się zakończyć wybraniem tych do realizacji w najbliższym okresie (w metodzie scrum nazywa się ten okres najbliższym sprintem). To ważny moment – decydujemy, czym się zajmiemy. Konieczne jest także przypisanie terminu zakończenia (niekoniecznie musi to być okres równy jednemu przeglądowi tablicy) oraz zespołu (nie jednej osoby!), który się tematem zajmie. Wrzucamy je DO ZROBIENIA.

Gotowe? Zadania umieszczone na tablicy, terminy wyznaczone, odpowiedzialności przypisane – do pracy! Na kolejny przegląd spotykamy się po upłynięciu ustalonego cyklu (dzień, tydzień, miesiąc).

Jak nam poszło i co dalej?

Przegląd statusu działań zaczynamy od tych zadań, które poprzednio uznaliśmy za najważniejsze i zadecydowaliśmy, że są DO ZROBIENIA. Zespół weryfikuje czy poszczególne zadania zostały wykonane. Jeśli tak, to trafiają DO WERYFIKACJI – przez następny okres przyjrzymy się czy zostały wdrożone skutecznie. Jeśli jakieś zadania nie zostały wykonane, to omawiamy aktualną sytuację (dlaczego się nie udało? czy problem / temat nadal jest ważny? co trzeba zrobić, aby zadanie wykonać?).

W następnym kroku zespół może dołożyć nowe zadania w kolumnie NAJWAŻNIEJSZE. Każdy przynosi swoją karteczkę bądź wpisuje zadanie w aplikacji. Następnie razem decydujecie, które z tych zadań powinny zostać w tej kolumnie, a które mogą trafić do POCZEKALNI. Przeglądacie także samą POCZEKALNIĘ – może coś stało się na tyle ważne czy pilne, że powinno trafić do pierwszej kolumny? Przenosicie!

Następnie znowu decydujemy o przydziale zadań na najbliższy okres (sprint): termin plus zespół. Zadania umieszczamy w kolumnie DO ZROBIENIA i… rozchodzimy się do pracy!

Pierwszy sukces, brawo!

Po upływie kolejnego okresu przeglądamy tablicę zaczynając od zadań DO WERYFIKACJI. Jeśli wszystko poszło zgodnie z planem, to przenosimy zadanie do kolumny ZROBIONE! Brawo, sukces! Jeśli zaś weryfikacja nie potwierdziła jego skutecznego wdrożenia (problem nadal występuje, zadanie nie przynosi spodziewanego efektu, itd.), to analizujemy, co się wydarzyło i decydujemy, co robimy z tematem dalej.

Później, podobnie jak podczas poprzedniego przeglądu, przechodzimy przez kolumny DO ZROBIENIA, NAJWAŻNIEJSZE, nowe zadania oraz POCZEKALNIĘ. Tym razem wykonaliśmy już pełen cykl. Nasza metoda działa na pełnych obrotach! A my rozchodzimy się do pracy, aby spotkać się po raz kolejny po upływie następnego okresu.

Chciałoby się powiedzieć: i tak dalej, i tak dalej… Dokładnie tak!

To działa jak PDCA!

Oczywiście – można było to zauważyć już w trakcie czytania powyższego opisu. Dobrze wykonywany cykl PDCA jest niezawodny i dlatego obserwujemy jego zastosowanie także w najnowocześniejszych metodach pracy. Jest też kołem napędowym ciągłego doskonalenia, do którego dąży coraz więcej organizacji i firm. Jego współczesna wersja (scrum), podobnie jak jej pierwowzór, wymaga regularności i dyscypliny. W zamian daje dobre efekty!

Każdy dobrze wykonany sprint jest podstawą do postępu. Nie za często w naszej pracy będziemy wprowadzali rewolucyjne zmiany, ale codziennie możemy robić małe kroki. Możemy też ich nie robić i pracować nad fantastycznym rozwiązaniem, które wystrzeli nas mocno w przód, przed konkurencję. Tylko, jeśli nasz pomysł się nie sprawdzi, to musimy mieć świadomość, że cały świat codziennie idzie małymi kroczkami do przodu. Jeśli my tego nie będziemy robić, to na pewno pozostaniemy w tyle.

Pierwszy raz tutaj?

Lean, ze wszystkimi swoimi narzędziami i pojęciami, staje się coraz bardziej powszechny. A co za tym idzie, dociera do coraz szerszego grona pracowników w firmach. Jednak nie zawsze łatwo jest im wszystkim wytłumaczyć, o co w tym wszystkim tak naprawdę chodzi. A przecież zrozumienie jest podstawą sukcesu... czytaj dalej

O mnie

Od piętnastu lat pracuję w przemyśle, głównie motoryzacyjnym. Jestem praktykiem oraz propagatorem zrównoważonego rozwoju organizacji, opartego na zasadach, systemach i narzędziach... czytaj dalej