PDCA – planuj, wykonuj, sprawdzaj, działaj!

Nie daj się wpisać jako „odpowiedzialny” do listy zaplanowanych akcji! PDCA będzie Cię prześladować na każdym spotkaniu, gdzie się rzeczona lista pojawi. Mimo, że dzięki „P” masz już 25% roboty z głowy, pozostałe ćwiartki nie pójdą już tak łatwo…

Szybko nam się nudzi, a czasem nawet jej nienawidzimy, ale systematyka zawsze działa na naszą korzyść. I to bez względu na to, czy planujemy i zamierzamy wdrożyć coś dużego, bardzo ważnego dla przyszłości naszej firmy, czy też chcemy ulepszyć jakiś drobiazg, dzięki któremu nasza codzienność stanie się odrobinę łatwiejsza. Dobry nawyk systematycznego planowania, działania, weryfikacji i ugruntowania zmian procentuje na każdym poziomie organizacji.

Ufff… definicja rodem z korporacyjnego szkolenia… Ale właśnie dlatego, że jest nawykiem – powtarzalnym (możliwym do powielenia), mierzalnym (możliwym do ocenienia) a przede wszystkim przewidywalnym (możliwym do zaplanowania) – przynosi trwałe efekty.

Nie wiesz, od czego zacząć? Najpierw zrób Pareto, a potem wróć do PDCA.

Cykl Deminga.

Najprostszą z możliwych systematyką jest zaproponowane przez amerykańskiego statystyka, Williama Edwardsa Deminga, tzw. koło PDCA (zwane czasami cyklem PDCA, cyklem Deminga lub kołem Deminga). Zakłada ona następującą kolejność działań:

Pplan – z ang. zaplanuj
Ddo – z ang. wykonaj
Ccheck – z ang. sprawdź
Aact – z ang. działaj

i przedstawiana jest za pomocą koła:

PDCA

Analizując pojedynczy cykl takiego koła:

  • należy najpierw zaplanować działanie czyli zdefiniować:
    co chcemy wykonać – jaki jest cel?
    co nam do tego będzie potrzebne – jakich zasobów (narzędzi, materiałów) potrzebujemy?
    kto jest odpowiedzialny za wykonanie danego działania – która konkretnie osoba?
    jaki termin wyznaczamy na wykonanie zadania – do kiedy (data) konkretnie?
  • w drugim kroku wykonujemy to, co zaplanowaliśmy
  • następnie sprawdzamy, czy osiągnęliśmy zamierzony efekt (mierzymy wartość uzyskaną i porównujemy do oczekiwanej – analizujemy)
  • jeśli tak, to działamy tak, jak coś zostało wdrożone czyli stosujemy nasze rozwiązanie (zamykamy koło PDCA)
    jeśli nie, to wracamy do planowania i szukamy innego rozwiązania (koło się jeszcze raz „toczy”)

Ciągłe doskonalenie.

Oczywiście, pracy nie musimy (a nawet nie powinniśmy!) kończyć na jednym cyklu. Jeżeli usprawniliśmy naszą metodę pracy wprowadzając dane rozwiązanie, sprawdziliśmy czy działa poprawnie i zaczęliśmy to rozwiązanie stosować na stałe (wprowadzając standard), to śmiało możemy zabrać się do… jego ulepszania! Uruchamiamy koło PDCA jeszcze raz… i jeszcze raz… i jeszcze raz… zauważyliście? Wdrożyliśmy ciągłe doskonalenie!

Kolejne iteracje (powtarzanie tej samej sekwencji czynności w pętli) prowadzą do celu. Deming wcale nie chciał, abyśmy używali PDCA jednorazowo i tylko do wykonania jednej czynności. Chodzi o poprawę systemu pracy, poprawę osiąganego wyniku, co ma prowadzić do ulepszenia całej organizacji.

PDCA ciągłe doskonalenie

Sam W. Deming PDCA nazywał „cyklem Shewharta” – innego amerykańskiego statystyka, z którym współpracował i którego teorię spopularyzował. Tak, tak, to nie Deming jest autorem koła Deminga! Panowie pracowali wspólnie nad produktywnością w czasie Drugiej Wojny Światowej.

Zresztą, w późniejszych latach zmienił PDCA na PDSA, zastępując check słowem study czyli badać. Uznał, że sprawdzanie jest bardziej kojarzone z kontrolą a nie analizą zagadnienia.

W każdym bądź razie, ten mały mikrocykl jest podstawą do postępu. Nie za często w naszej pracy będziemy wprowadzali rewolucyjne zmiany, ale codziennie możemy robić małe kroki. Możemy też ich nie robić i pracować nad fantastycznym rozwiązaniem, które wystrzeli nas mocno w przód, przed konkurencję. Tylko, jeśli nasz pomysł nie wypali, to musimy mieć świadomość, że cały świat codziennie idzie małymi kroczkami do przodu. Jeśli my tego nie będziemy robić, to na pewno pozostaniemy w tyle.

Pierwszy raz tutaj?

Lean, ze wszystkimi swoimi narzędziami i pojęciami, staje się coraz bardziej powszechny. A co za tym idzie, dociera do coraz szerszego grona pracowników w firmach. Jednak nie zawsze łatwo jest im wszystkim wytłumaczyć, o co w tym wszystkim tak naprawdę chodzi. A przecież zrozumienie jest podstawą sukcesu... czytaj dalej

O mnie

Od piętnastu lat pracuję w przemyśle, głównie motoryzacyjnym. Jestem praktykiem oraz propagatorem zrównoważonego rozwoju organizacji, opartego na zasadach, systemach i narzędziach... czytaj dalej