Chodź, zrobię Ci FUKO!

FUKO! Znasz to japońskie słowo? Wygląda jak wyjęte spomiędzy KARATE, JIDOKA, MUDA i KANBAN. Ale nic z tych rzeczy. Pojęciu temu bliżej do manipulacji niż optymalizacji procesów. Jest to narzędzie proste, ale bardzo skuteczne. Umiejętnie wykorzystane pomoże ułożyć pracę w każdym zespole.

Istnieje wiele szkół dawania informacji zwrotnej (z ang. feedback). Możesz uczyć się o kodowaniu informacji, o filtrach, jakie nosi w sobie zarówno nadawca, jak i odbiorca. Możesz też zastanowić się, jak grzecznie i kulturalnie kogoś skarcić. Ale lepiej skup się na tym, aby udało Ci się osiągnąć zamierzony skutek.

Przecież nie chodzi Ci o to, aby wyrzucić z siebie swoją złość czy niezadowolenie. Zakładam także, że nie chcesz ukarać kogoś ot tak, dla formalności. Albo, co gorsza, dla przykładu. Domyślam się, że wolisz wychować sobie swojego podwładnego. Albo kolegę czy koleżankę z pracy. A nawet…

Możesz ustawić do pionu swojego szefa

Potrzebujesz sprytnie zagrać w takiej rozmowie. Jeżeli zastosujesz odpowiednią strukturę, nie pomieszasz kolejności zdarzeń, a do tego oprzesz się na bezdyskusyjnych danych – nie ma możliwości, aby Twój rozmówca nie przyjął Twojego toku rozumowania. OK, czasami może nie przyjąć – o tym kilka słów na końcu.

A więc po kolei. Robimy FUKO! Czyli F, U, K oraz O – cztery litery. Zapamiętaj je – kolejność ma znaczenie, nie zmieniaj jej. Najlepiej poświęć trochę czasu na przygotowanie się do tej rozmowy. Zanotuj to, co chcesz w niej przedstawić. Przemyśl i poukładaj to sobie w głowie. Wtedy na pewno zadziała.

F = przedstaw bezdyskusyjne FAKTY

W pierwszej części opisz sytuację, jaką chcesz przedyskutować. Przedstaw zdarzenia jakie miały miejsce, wyniki jakie ktoś osiągnął, czyny jakich dokonał. Nie oceniaj ich w tym momencie. W tej części rozmowy powinny znaleźć się fakty i dane, które de facto spowodowały to, że właśnie o tym dziś rozmawiacie. Nie koloruj – mów wprost, jak jest, albo jak było.

Przykład 1.
Ostatniej nocy nie wykonałeś planu produkcyjnego. Owszem, wyprodukowałeś zadaną ilość 3000 sztuk, ale nie były to te referencje, jakie były zaplanowane. Z raportów produkcyjnych wynika, że na 2 godziny przed końcem zmiany zleciłeś swoim pracownikom pominięcie przezbrojenia i do samego rana produkowałeś tylko jedną referencję.

Przykład 2.
Dziś rano, około godziny 8:30 otrzymaliśmy reklamację od klienta. Nie minęło jeszcze południe, a Ty już zorganizowałaś spotkanie zespołu reklamacyjnego, wstępnie oszacowaliście ryzyko po stronie klienta i zidentyfikowaliście zagrożony towar. Wiem też, że zarówno w magazynie klienta, jaki i w naszym rozpoczęła się już akcja sortująca.

Przykład 3.
Na dzisiejszy dzień zaplanowaliśmy ważnie spotkanie z klientem, a Ty dzwonisz do mnie o godzinie 7:00 z informacją, że nie będzie Cię w pracy.

OK, wiemy o czym mówimy, co się wydarzyło, co jest podstawą do rozpoczęcia tej rozmowy. Przejdźmy dalej…

U = opisz swoje UCZUCIA

Wyraź to, jak się czujesz. Opisz, co Ci nie odpowiada lub co Cię cieszy w tej sytuacji. Podejdź do tego bardzo osobiście. Mów w pierwszej osobie, co myślisz, jak się czujesz, co Ci chodzi po głowie. W tej części grasz na emocjach rozmówcy. Powinien dowiedzieć się, jakie uczucia w Tobie wywołał.

Przykład 1
Jestem rozczarowany, że tak doświadczony Mistrz skusi się na podnoszenie efektywności swojego zespołu takimi metodami. Nie tak się umawialiśmy – rozczarowałeś mnie. 

Przykład 2
Jestem miło zaskoczony, że w tak krótkim czasie byłaś w stanie to zorganizować. Cieszę się, że mogę na Ciebie liczyć w takich chwilach.

Przykład 3
Żałuję, że to spotkanie się nie odbędzie. Wiele osób na nie czekało i będą bardzo zawiedzione. Ja zresztą także, dużo sobie obiecywałem po tym dzisiejszym dniu.

K = uświadom KONSEKWENCJE

Teraz ważny moment: tutaj określasz, co zrobisz, jeśli sytuacja będzie się powtarzała. Przemyśl to dokładnie, ponieważ istnieje możliwość, że trzeba będzie to zrealizować. Tu możesz zapowiedzieć ukaranie lub nagrodzenie pracownika. A szefowi możesz powiedzieć co zrobisz, jeśli sytuacja będzie się powtarzać. Podejmujesz zobowiązanie , które trzeba będzie zrealizować – zastanów się wiec dwa razy!

Przykład 1
Jeżeli taka sytuacja się powtórzy, zamierzam wyciągnąć konsekwencje dyscyplinarne. Ignorowanie planu produkcyjnego to niedotrzymanie podstaw zdefiniowanych w Twoim zakresie obowiązków. Kolejna, podobna sytuacja będzie skutkowała karą upomnienia na piśmie.

Przykład 2
Nie zapomnę o tym podczas premiowania kwartalnego. Jeśli utrzymasz podobną postawę, to możesz także spodziewać się dobrej oceny rocznej, a co za tym idzie, także wyższej stawki w przyszłym roku kalendarzowym.

Przykład 3
Jeżeli podobne sytuacje będą się powtarzać, rozważę przekazanie niektórych z Twoich obowiązków innej osobie.

Uwaga: nie zawsze zapowiedź osobistych konsekwencji jest najlepszą metodą na zmobilizowanie naszego rozmówcy. Dla wielu pracowników, którzy są świadomi tego, jakie znaczenia dla firmy (lub dla klienta) ma ich praca, zasadnym będzie objaśnienie, jakie konsekwencje (w sensie: skutki) niesie ze sobą omawiane postępowanie. Odpowiedzialna osoba będzie sobie zdawała sprawę z tego, że jest to sytuacja niepożądana, dal żadnej ze stron.

O = przedstaw swoje OCZEKIWANIA

Powiedz, czego oczekujesz od swojego rozmówcy. Jakiego zachowania, jakiej postawy, co ma zrobić w przyszłości. Mów w pierwszej osobie, powiedz czego Ty chcesz, jakie stawiasz wymagania. Musi to być bardzo konkretne, odnosić się do przytoczonych na początku faktów i podkreślać Twoje osobiste oczekiwania.

Przykład 1
Oczekuję, że w przyszłości podobna sytuacja się już nie powtórzy. Twoim podstawowym obowiązkiem jest realizacja planu produkcyjnego w takiej kolejności, w jakiej został Ci on przekazany.

Przykład 2
Chciałbym, abyś w przyszłości z równym zaangażowaniem podchodziła do problemów naszych klientów. Sprawne załatwienie sprawy utrzyma nasze dobre relacje z nimi, a w przyszłości sprawi, że będziemy mieli od nich mniej reklamacji.

Przykład 3
Wolałbym jednak móc polegać na Tobie. W przyszłości, zanim potwierdzisz termin, zastanów się dwa razy a potem go dotrzymaj. Wyjdzie to nam wszystkim na dobre.

No, to wszystko. Kilka mocnych zdań we właściwej kolejności. Fakty, z którymi trudno dyskutować. Uczucia, które grają na emocjach. Konsekwencje, które jasno określają przyszłe relacje. Oczekiwania, które stawiają cele. Albo granice, których przestrzeganie będzie monitorowane.

Szybko, sprawnie i na temat

FUKO może korygować niepożądane zachowania, ale może też wzmacniać pozytywne postawy. Dobrze przygotowane i konsekwentnie przeprowadzone ma wielką moc. Wprowadź je do swoich codziennych relacji w pracy (i nie tylko!), a szybko zobaczysz, jak dobre skutki przynosi. Na początku Twoi dyskutanci mogą nawet się zawieszać (tak, w pewnym sensie nimi manipulujesz), aby po chwili podjąć współpracę.

No, chyba, że nie zechcą. Pewien odsetek ludzi jest odporny na tę metodę. Co wtedy? Pozostaje Ci tylko jedno: wyciągnąć zapowiedziane konsekwencje! Jeżeli tego nie zrobisz, stracisz pozycję nie tylko wobec tej konkretnej osoby, której temat dotyczy, ale także wobec całego swojego otoczenia. Pamiętaj, oni wszyscy patrzą i słuchają, nawet gdy tego nie widzisz i nie czujesz.

Pierwszy raz tutaj?

Lean, ze wszystkimi swoimi narzędziami i pojęciami, staje się coraz bardziej powszechny. A co za tym idzie, dociera do coraz szerszego grona pracowników w firmach. Jednak nie zawsze łatwo jest im wszystkim wytłumaczyć, o co w tym wszystkim tak naprawdę chodzi. A przecież zrozumienie jest podstawą sukcesu... czytaj dalej

O mnie

Od piętnastu lat pracuję w przemyśle, głównie motoryzacyjnym. Jestem praktykiem oraz propagatorem zrównoważonego rozwoju organizacji, opartego na zasadach, systemach i narzędziach... czytaj dalej