Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu

Jeżeli chcesz skutecznie pracować z narzędziami lean, musisz zmienić kulturę pracy w Twojej firmie. Mam na myśli stworzenie kultury porządku (czystości, poukładania) i szacunku do zasad (standardów, instrukcji). Jeśli nie zaczniesz od podstawowych elementów, nie masz szans na wdrożenie bardziej skomplikowanych narzędzi.

Wdrożenie 5S jest najtrudniejszym ze wszystkich leanowych projektów, jakie przyjdzie Ci wprowadzać w życie. Dlaczego? Bo jest pierwszym, co oznacza, że wymaga przełamania największej ilości barier. Przede wszystkim tych mentalnych, w głowach pracowników. Jest walką z ich wieloletnimi przyzwyczajeniami. Także z tym wszystkim, co się „utarło” i jest niepisanym prawem.

Dlatego proponuję: nie „wdrażaj 5S”. Podejdź do tego praktycznie – tak, aby zamiast „wprowadzania nowego systemu” po prostu ułatwić życie sobie i innym. Nie walcz z oporem załogi narzucając rozwiązania. Przekonaj ich, że metodologia, którą proponujesz, ułatwi im pracę. Wciągnij jak największą liczbę osób, a ich zaangażowanie będzie podstawą dla późniejszego sukcesu wszystkiego, co razem stworzycie.

Jak się do tego zabrać?

Pozbądź się wszystkiego, co nie jest niezbędne

W życiu prywatnym na pewno robiłeś to wielokrotnie. Kto z nas nie porządkował dokumentów, które przestają się mieścić w szafce? Te, których można się już pozbyć – wyrzucamy do śmieci (PITy starsze niż 5 lat, stare polisy ubezpieczeniowe, gazety i czasopisma, itp.). Z kolei inne (akty notarialne, świadectwa pracy, itp.), które uznajemy za ważne – zatrzymujemy.

Podobnie porządkujemy swoje piwnice czy garaże – kiedy zaczyna brakować nam miejsca, albo zbyt często się o coś potykamy przychodzi dzień, kiedy decydujemy się wszystko przejrzeć. Co wtedy robimy? Pudło po pudle, karton po kartonie, półka po półce: zostaje, wyrzucam, zostaje, wyrzucam, zostaje, zostaje, wyrzucam, itd. Stos rzeczy ląduje w śmietniku.

Ufff! Najbrudniejsza część pracy za nami. Pozbyliśmy się wszystkich zbędnych gratów i papierzysk. Zrobiło się sporo wolnego miejsca.

Poukładaj wszystko na swoim miejscu

A więc: mamy mniej rzeczy i więcej miejsca. Chcemy, aby wszystko było pod ręką. Tak, aby łatwo coś znaleźć wtedy, kiedy będzie potrzebne. Opony, które zmieniamy dwa razy do roku lądują w najciemniejszym kącie garażu. Z kolei rowery, którymi niemal codziennie jeździmy, będą zaparkowane przy samych drzwiach.

Podobnie w dokumentach: te od samochodu, którym jeździmy na co dzień wylądują w szufladzie w przedpokoju, ale już akt notarialny zakupu mieszkania może spokojnie spoczywać na dnie najniższej szuflady. Rachunki do zapłacenia będziemy zbierali na lodówce, przytwierdzone magnesem.

Zadbaj o czystość

Kiedy sortowaliśmy zawartość naszego garażu czy piwnicy nieźle się ubrudziliśmy. Z niektórych dokumentów także wydobywały się kłęby kurzu. Wypadałoby te miejsca od czasu do czasu posprzątać. Wiadomo: brud szkodzi nam samym (chyba nikt nie lubi kichać, kiedy kurz kręci w nosie), a zabrudzenie niektórych przedmiotów może je zniszczyć lub uniemożliwić normalne użytkowanie.

Postanawiamy, że garaż będzie sprzątany co najmniej raz w miesiącu, a przy sobotnim ścieraniu kurzy z szafki zajrzymy także do środka i wymieciemy to, co się tam nazbiera. Świetnie! Mamy wszystko poukładane i do tego posprzątane – aż miło popatrzeć. Ale, ale… wkraczają inni domownicy!

Spisz to, co zostało wprowadzone…

Rachunki wyciągnięte ze skrzynki na listy lądują raz na stole, raz w szufladzie, czasami na lodówce. Efekt? Upomnienie z gazowni za zapomnianą/zagubioną i niezapłaconą fakturę kosztuje 12 PLN. Z kolei czas stracony na poszukiwanie karty pojazdu samochodu, który chcemy sprzedać, kosztuje nas nerwy i spóźnienie na spotkanie z potencjalnym kupcem (a ten w tym czasie odjeżdża, bo nie ma czasu czekać).

Zasady, które mają ułatwić życie muszą być znane wszystkim, których to dotyczy. Wtedy rzeczywiście nam pomogą. Trzeba je jakoś przekazać innym. Najlepiej spisać/opisać w wygodny sposób. Z dokumentami pójdzie łatwo, użyjemy segregatorów, teczek, pudełek – każde podpisane i umieszczone na swoim miejscu.

Może trudniej będzie w garażu czy piwnicy (chociaż np. półki łatwo opisać), ale możesz stworzyć szkic pomieszczenia i na nim zaznaczyć co i gdzie ma się znajdować. Pozostaje tylko zapoznać z wszystkich tych, którzy mają do czynienia z danym obszarem.

…i od dziś stosuj na co dzień

Pozostaje już tylko stosować to, co wprowadziliśmy w życie. Tylko tyle i aż tyle. Bo wiadomo, jak to z tym przestrzeganiem jest: raz ktoś przymknie oko, drugim razem nikt nie zauważy i tak krok po kroku wszystko zacznie się rozjeżdżać. W krótkim czasie możemy wylądować dokładnie w tym miejscu (albo nawet gorszym), w którym zaczynaliśmy nasze porządki.

Dlatego wszystkie zdefiniowane powyżej zasady powinny być włączone do codziennych obowiązków. W firmie to będzie regulamin pracy (który niemal zawsze mówi o utrzymaniu porządku i czystości na stanowisku pracy), zakres obowiązków oraz instrukcje pracy. Włączenie tego tematu do systemu premiowego i oceny okresowej na pewno wzmocni skuteczność systemu.

Systemu? Jakiego systemu?

Przecież właśnie wdrożyliśmy 5S!

Dokładnie tak! Można było oczywiście zacząć od szkolenia z japońskich słówek i ich polskich odpowiedników. Można kazać wkuwać na pamięć regułki i definicje. Można…. tylko po co? Nie chodzi nam przecież o to, żeby pracownicy znali teorię (to też, ale nie przede wszystkim!). Chcemy mieć wprowadzone dobre praktyki związane z porządkiem w przestrzeni, w której pracujemy.

No, chyba, że ktoś bardzo chce, to proszę bardzo:

1S = jap. seiri, ang. sort, pol. sortowanie – przejrzyj wszystko, co znajduje się w danym miejscu i posegreguj rzeczy na potrzebne i zbędne (na co dzień w standardowym przebiegu czynności), niepotrzebne usuń,

2S = jap. seiton, ang. straighten, pol. systematyka – poukładaj te potrzebne tak, aby znajdowały się pod ręką wtedy, kiedy są potrzebne a te rzadziej używane umieść trochę dalej tak, aby nie przeszkadzały,

3S = jap. seiso, ang. shine, pol. sprzątanie – wprowadź regularne sprzątanie, raz na zmianę, raz dziennie, raz na tydzień – w zależności od potrzeb,

4S = jap. seiketsu, ang. standardize, pol. standaryzacja – opisz wszystko to, co zostało zrobione w punktach od 1 do 3, niech stanie się to obowiązującym standardem, instrukcją, procedurą,

5S = jap. shitsuke, ang. sustain, pol. samodyscyplina – zapoznaj wszystkich, których to dotyczy z zasadami, które zostały wprowadzone (posługuj się dokumentami, które stworzyłeś w pkt. 4) i wymagaj stosowania (sprawdzaj regularnie czy zasady są przestrzegane, najlepiej wprowadzając systematyczne audyty),

5S w czystej postaci

Gdzie w swoim życiu znajdziesz przykład 5S w najczystszej postaci? We własnej toalecie! Zauważ, że:

  1. nie przechowujesz tam rzeczy, które nie są niezbędne (do procedur, które tam mają miejsce),
  2. wszystko, czego potrzebujesz jest po ręką (wystarczy sięgnąć),
  3. sprzątasz tam regularnie (wszędzie możesz odpuścić regularne sprzątanie, tylko nie tam!)
  4. standard jest znany na całym świecie (gdzie nie pójdziesz, rolka pod ręką, spłuczka z tyłu),
  5. nie ma chyba osoby, która nie wie, jak się w tym miejscu obsłużyć

Przykład ten pokazuje to, czym właściwie jest 5S: miejsce na wszystko i wszystko na miejscu (żadnych zbędnych rzeczy, ryzyko popełnienia błędu minimalne, personel przeszkolony i stosujący zasady) – nic dodać, nic ująć.

Co dalej po 5S?

Od tego momentu możesz zacząć się zastanawiać, co jeszcze z lean management możesz u siebie zastosować. Masz już podstawy – grunt, na którym możesz zacząć uprawiać kolejne narzędzia i techniki.

Powodzenia!

P.S. Jeśli nie wdrożyłeś 5S jako pierwszego tematu, a poległeś na innych projektach, to już wiesz dlaczego…

Pierwszy raz tutaj?

Lean, ze wszystkimi swoimi narzędziami i pojęciami, staje się coraz bardziej powszechny. A co za tym idzie, dociera do coraz szerszego grona pracowników w firmach. Jednak nie zawsze łatwo jest im wszystkim wytłumaczyć, o co w tym wszystkim tak naprawdę chodzi. A przecież zrozumienie jest podstawą sukcesu... czytaj dalej

O mnie

Od piętnastu lat pracuję w przemyśle, głównie motoryzacyjnym. Jestem praktykiem oraz propagatorem zrównoważonego rozwoju organizacji, opartego na zasadach, systemach i narzędziach... czytaj dalej